Automatisierung der medizinischen Abrechnung und Zahlung

MOVEit unterstützt das IT-Team eines Krankenhauses bei der Automatisierung des medizinischen Abrechnungs- und Zahlungsvorgangs und gewinnt gleichzeitig absolute Transparenz und End-to-End-Sicherheit der Dateiübertragungsaktivitäten.

Hohe Sichtbarkeit für den medizinischen Abrechnungsprozess

Der medizinische Abrechnungsprozess dieses Krankenhauses folgt den typischen Verfahren, wie Krankenhausansprüche und Zahlungen in der gesamten Gesundheitsbranche bearbeitet werden. Im Gegenzug erhalten sie möglicherweise ein oder mehrere Formulare von einer externen Stellen. Jede dieser Dateien enthält sensible Patientendaten wie PHI, Sozialversicherungsnummern, demografische Daten des Patienten usw. und muss gegen das Risiko möglicher Datenverletzungen und -lecks geschützt werden.

Die Herausforderung

Bei der Versorgung einer extrem großen Anzahl von Patienten muss die IT-Abteilung täglich Tausende von Dateien übertragen, um mit den Anforderungen der Abrechnungsprozesse für jeden durchgeführten Eingriff Schritt zu halten. Das Krankenhaus muss für jeden Patienten, der entlassen wird, mindestens ein Formular einreichen. Im Gegenzug erhalten sie möglicherweise ein oder mehrere Formulare von einer externen Stelle. Jede dieser Dateien enthält sensible Patientendaten wie PHI, Sozialversicherungsnummern, demografische Daten des Patienten usw. und muss gegen das Risiko möglicher Datenschutzverletzungen und Datenlecks geschützt werden.

Als ob es nicht schon schwierig genug wäre, den Überblick zu behalten und den Austausch so vieler Formulare zu verarbeiten, hat das Krankenhaus auch noch Anreize bei den Versicherungsgesellschaften, die sie ermutigen, ihre Anträge rechtzeitig einzureichen. Viele der Versicherungsgesellschaften, mit denen das Krankenhaus zusammenarbeitet, gewähren eine Bearbeitungszeit von 48 Stunden für die Übermittlung der Zahlungen ab dem Zeitpunkt, an dem ein sauberes Antragsformular eingereicht wurde. Da der Abrechnungsprozess innerhalb der Organisation eine hohe Sichtbarkeit hat, musste die IT-Abteilung dafür sorgen, dass dieser Prozess reibungslos, effizient und sicher abläuft und die Gefahr von Verzögerungen bei der Bezahlung der medizinischen Leistungen für die Patienten minimiert, wenn nicht sogar ausgeschlossen wird.

Die IT-Abteilung verließ sich auf eine Reihe von Shell-Skripten, die intern entwickelt und gewartet wurden, um den Prozess der medizinischen Abrechnung zu unterstützen. Dies stellte das IT-Team vor mehrere Herausforderungen:

• Die Erstellung und Pflege von Skripten war zeitaufwendig und teuer
• Es war schwierig zu garantieren, dass geskriptete Arbeitsabläufe HIPAA-konform waren.
• Es gab keine Transparenz darüber, ob eine Dateiübertragung erfolgreich war oder nicht
• Das Verwalten mehrerer Skripts in verschiedenen Skriptsprachen erschwerte das Skalieren von Vorgängen
• Selbst erstellte Skripte könnten das Risiko von Datenschutzverletzungen durch unbeabsichtigte Kodierungsfehler oder "menschliches Versagen" bergen

Die Krankenhausleitung setzte dem IT-Team eine Frist zur Implementierung einer besseren Lösung

Die Lösung

Die Krankenhausleitung gab ihrem IT-Team eine Frist für die Implementierung einer neuen Lösung. Das Team wandte sich an MOVEit Automation, um den Dateitransferprozess für die medizinische Abrechnung zu automatisieren. Mithilfe von MOVEit Automation wurden über 30 verschiedene Dateiübertragungsaufgaben erstellt, um diesen Prozess zu unterstützen, und für einige Workflows wurden die Aufgaben "verbunden", so dass nach Abschluss einer Aufgabe automatisch die nächste Aufgabe gestartet wird. Dies ermöglicht eine effizientere Methodik, da jetzt nur noch die erste Aufgabe für den Start zu einer bestimmten Zeit geplant werden muss. Die nachfolgenden Dateiübertragungen werden automatisch zum entsprechenden Zeitpunkt gestartet, wodurch Planungslücken vermieden werden und der gesamte Prozess so schnell und reibungslos wie möglich abläuft

Die Verwendung von MOVEit Automation vereinfacht das Onboarding neuer Dateiübertragungsaufgaben. Wenn Dateien an einen anderen Anbieter gesendet werden müssen, kann die IT-Abteilung einfach die Hosts in einer bereits bestehenden Aufgabe austauschen, anstatt eine komplett neue Aufgabe von Grund auf zu schreiben. Wenn die erforderlichen Änderungen umfangreicher sind, kann die IT-Abteilung eine bestehende Aufgabe kopieren und anpassen. Das spart Zeit und hat den Prozess der Zusammenarbeit mit neuen Anbietern schnell und nahtlos gemacht.

Ein weiterer großer Vorteil ist, dass MOVEit dem IT-Team die Sicherheit bietet, dass die Dateien an den vorgesehenen Empfänger geliefert werden, ohne dass die Daten während des Transports verändert werden können - dank der Datenintegritätsprüfungen von MOVEit, der Nichtabstreitbarkeit und der garantierten Lieferung. Die sensiblen Daten werden im Ruhezustand und während der Übertragung verschlüsselt, so dass die HIPAA-Datensicherheitsvorschriften stets eingehalten werden.

Mit MOVEit Automation benötigte die IT nur eine Woche, um alle aufgabenbezogenen Aufgaben der medizinischen Abrechnung zu erstellen und zu testen. Es bot ihnen eine handlichere Möglichkeit, ihre Dateiübertragungen zu verarbeiten, was die IT-Produktivität und die Zeit bis zur Implementierung für neue Aufgaben verbesserte. Am wichtigsten ist, dass das Krankenhaus, da es sein Netzwerk von Anbietern und Partnern im Gesundheitswesen weiter ausbaut, zuversichtlich ist, dass ihre MOVEit Managed Files Transfer-Lösung ihnen die Flexibilität bieten würde, schnell an Bord zu gehen. neue Dateiübertragungsaufgaben, wobei sichergestellt wird, dass 837/835 Formulare rechtzeitig eingereicht und verarbeitet wurden.

Mit MOVEit Automation benötigte die IT-Abteilung nur eine Woche, um alle Aufgaben im Zusammenhang mit der medizinischen Abrechnung zu erstellen und zu testen. Die IT-Abteilung konnte so ihre Dateitransfers besser verwalten und die IT-Produktivität und die Zeit bis zur Implementierung neuer Aufgaben verbessern. Am wichtigsten ist, dass das Krankenhaus sein Netzwerk von Anbietern und Partnern im Gesundheitswesen weiter ausbaut und sich darauf verlassen kann, dass die von MOVEit verwaltete Filetransferlösung ihm die Flexibilität bietet, neue Filetransferaufgaben schnell zu übernehmen und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Formulare rechtzeitig eingereicht und verarbeitet werden.