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MOVEit™ Ad Hoc Transfer

Eine Lösung für den Datenaustausch zwischen Personen, um riskante Mitarbeiterpraktiken beim Versenden vertraulicher Dateien einzudämmen

Tagtäglich werden von Mitarbeitern routinemäßig Milliarden von Dateien mit wichtigen Informationen in die ganze Welt verschickt. Die Zusammenarbeit erfolgt bevorzugt per E-Mail, allerdings können Unternehmen mithilfe von E-Mail-Lösungen nur eine begrenzte Anzahl von Verfahren umsetzen,wie z. B. Verschlüsselung oder Richtlinien für Dateianhänge. Folglich haben die meisten Unternehmen nicht alle Möglichkeiten ausgeschöpft, um Dateiübertragungsprozesse so schnell, einfach und sicher zu machen, wie sie eigentlich sein könnten. Der Austausch von Dateien stellt somit ein echtes Risiko dar, bietet aber auch jede Menge Potenzial für Verbesserungen.

Mit MOVEit Ad Hoc Transfer haben Unternehmen jetzt die Möglichkeit, konsistente Richtlinien und Prozesse für den Datenaustausch zwischen Personen umzusetzen, wie z. B. die Auslagerung von Anhängen, sicheres Messaging, eDiscovery u.v.m.

Mithilfe Ihres Browsers oder Outlook können Sie verschlüsselte Dateien und Nachrichten sicher und schnell versenden. MOVEit Ad Hoc Transfer ermöglicht nicht nur Unternehmen eine herausragende Governance, auch Endbenutzer können mit jedermann Informationen austauschen – und zwar schnell, einfach, sicher, transparent und perfekt verwaltet. Mithilfe dieser MFT-Lösung der Enterprise-Klasse kann die IT-Abteilung einerseits verbreiteten riskanten Praktiken beim Versand vertraulicher Dateien entgegenwirken, und andererseits dem Wunsch nach Benutzerfreundlichkeit seitens der Mitarbeiter gerecht werden.

MOVEit Ad Hoc Transfer ermöglicht Unternehmen die Verwaltung von Dateiübertragungsvorgängen zwischen Personen sowie die proaktive Anwendung von transparenter, FIPS-validierter End-toEnd-Verschlüsselung, die Auslagerung von Anhängen, sicheres Messaging, Zugangskontrolle und Authentifizierung. Sie bietet außerdem reaktive Managementtechnologien, mit deren Hilfe Unternehmen all diese Transaktionen vollständig überprüfen und berichtlich erfassen können.

Mit der neuen Funktion der gemeinsam genutzten Mailbox können Benutzer und Gruppen auf Pakete in einer einzigen Mailbox zugreifen und sie bearbeiten. Kundenservice-Teams können so Pakete aus einer gemeinsamen Warteschlange bearbeiten, oder im Falle einer Abwesenheit kann der Zugang zur Mailbox auf einen Kollegen übertragen werden, was die Produktivität des Teams steigert.

Vorteile für die Absender von Dateien

 

Schnelles und sicheres Senden von Dateien und Nachrichten

Jetzt gibt es eine bessere Option als die Verwendung unsicherer E-Mail- oder Instant Messenger-Systeme, Software von Drittanbietern, USB-Sticks oder nicht genehmigter Dateiübertragungs-Websites. Diese oftmals unsicheren Tools befinden sich nicht nur außerhalb der Kontrolle des Unternehmens, immer häufiger sind sie sogar unzulässig. Schließlich kommt es den Unternehmen darauf an, Governance, Transparenz und die Sicherheit von Unternehmensinformationen zu verbessern.

Mit MOVEit Ad Hoc Transfer können autorisierte MOVEit- Benutzer über einen Web-Browser oder über Microsoft Outlook beliebig große Dateien oder Dateiordner sowie Nachrichten sicher an beliebige Empfänger weltweit übertragen bzw. senden. Benutzer haben die Möglichkeit, ein Dateipaket mit einer optionalen sicheren Nachricht an eine unbegrenzte Anzahl von Empfängern zu senden – auch an solche, die keine MOVEit-Benutzer sind. Empfänger, die derzeit noch nicht konfiguriert sind, können optional und automatisch ohne IT- Eingriff zum System hinzugefügt werden. Dabei werden IT- Anforderungen in Bezug auf Benutzergültigkeit, Kennwortlänge, Komplexität und Zustellung berücksichtigt. Soweit konfiguriert, können Absender ohne großen Aufwand Sicherheitskontrollen benutzerdefiniert anpassen, indem sie Empfängerkennwörter erstellen und Grenzwerte für die Gültigkeit von Dateien und Downloads festlegen. Absender haben zudem die Möglichkeit, Dateien nach dem Senden zurückzurufen, sodass sie nicht mehr heruntergeladen werden können.

Vorteile für die Empfänger von Dateien

 

Schnelle Benachrichtigung und einfacher Dateiabruf

Sobald ein MOVEit-Benutzer eine Datei oder eine sichere Nachricht an einen Empfänger sendet, wird dieser per E-Mail darüber benachrichtigt. Die E-Mail-Benachrichtigung enthält einen eingebetteten Link zum sicheren Herunterladen der Datei(en), eine optionale Anmerkung des Absenders und Kennwortanforderungen. Die E-Mail-Nachricht kann in einem beliebigen E-Mail-Client oder in einer beliebigen Webmail- Anwendung angezeigt werden. Der Empfänger muss lediglich auf den eingebetteten Link klicken, um auf die Dateien zuzugreifen. Empfänger haben zudem die Möglichkeit, Dateien beliebiger Größe sicher an den ursprünglichen Absender zurückzusenden.

Die Empfänger können die Dateien über ihren bevorzugten Web-Browser abrufen, darunter Internet Explorer, Firefox, Safari for OSX oder Chrome, ohne dass sie hierfür Plugins oder zusätzliche Software von Drittanbietern installieren müssen. Um die Dateipakete empfangen zu können, müssen Empfänger nicht einmal MOVEit- Benutzer sein.

Vorteile für die IT End-to-End-Verschlüsselung

 

Auslagerung von Anhängen und sicheres Messaging

Dadurch, dass den Mitarbeitern mit MOVEit Ad Hoc Transfer eine einfache Methode für das sichere Senden von Dateien und Nachrichten an die Hand gegeben wird, werden sie davon abgebracht, auf unsichere E-Mail-Systeme und Dateiübertragungssoftware oder -Websites von Drittanbietern zurückzugreifen, oder gar auf USB-Sticks und DVDs.

Diese Lösung bietet der IT-Abteilung die erforderliche Transparenz und Kontrolle, um für das gesamte Unternehmen den erforderlichen Datenschutz sicherzustellen. Darüber hinaus entlastet Ad Hoc Transfer die IT-Abteilungen vom administrativen Aufwand, der mit der Bereitstellung von Benutzern auf dem Dateiübertragungsserver einhergeht. Die Lösung verbessert die allgemeine Steuerung von Dateiübertragungsprozessen und standardisiert Transparenz, Protokollierung und Berichterstattung von Dateiübertragungsvorgängen für Compliance- und Prüfzwecke. Dank der gesicherten Protokollierung und umfassenden Paketarchivierung können Administratoren auf alle übertragenen Daten – darunter Absender, Empfänger, Lesestatus, Nachricht und Dateianhänge – zugreifen und diese archivieren.

Auch Setup und Wartung von Ad Hoc Transfer sind extrem einfach. IT-Administratoren können im Handumdrehen Übertragungseinstellungen und Richtlinien konfigurieren, wie z. B. Absenderkontingente, Dateigrößenbeschränkungen für Anhänge (falls gewünscht) und Ad hoc-Übertragungen, Dateizustellungsbenachrichtigungen, Kennwortrichtlinien, Namenskonventionen für eingebettete Links und Regeln für die Gültigkeit von Dateien. Single Sign-on und zentrales Management von Benutzerauthentifizierung ist durch SAML2.0 Integration mit Identity-Provider-Systemen, wie Microsoft ADFS, Shibboleth und OneLogin, möglich.

Administratoren haben die Möglichkeit, die Remote-Installation des Outlook-Plug-ins und des ActiveX-Browser-Assistenten mithilfe der Active Directory-Gruppenrichtlinie auf Endbenutzer-Computern zu automatisieren, auf denen das MSI- Installationspaket ausgeführt wird. Durch Auslagern der Dateianhänge entlastet das Ad Hoc Transfer- Module zudem den E-Mail-Server des Unternehmens, ohne dass hierfür eine spezielle Software auf dem E-Mail-Server installiert werden muss. Dies verhindert unzustellbare E-Mails und verstopfte Empfänger-Posteingangsfächer aufgrund von zu großen Dateianhängen und trägt dadurch zu einer optimierten Serverleistung im Unternehmen bei.

Wenn all diese Funktionen implementiert sind, ist fast gar keine laufende Administration oder Benutzerverwaltung mehr für die Unterstützung alltäglicher Ad hocDateiübertragungen erforderlich. Ihre IT-Mitarbeiter werden nicht nur extrem zufrieden, sondern auch produktiver sein.

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