Kundenbeispiele

STIWA bringt mit Ipswitch Licht in die Schatten-IT

Die STIWA Group ist eine international erfolgreiche Unternehmensgruppe, zu der die STIWA Holding GmbH und deren operative Tochterunternehmen zählen. Das im oberösterreichischen Attnang-Puchheim beheimatete, 1972 gegründete metallverarbeitende Unternehmen ist in zweiter Generation inhabergeführt. Als führendes Unternehmen im Bereich der Hochleistungsautomation ist STIWA vor allem in den Bereichen Automation, Zulieferproduktion von Automotive-Teilen und Software tätig. Zu den weiteren Geschäftsbereichen zählen die Labor- und Gebäudeautomation.

Derzeit betreibt STIWA neben dem Stammwerk in Attnang acht weitere Standorte in Österreich, China, den USA und Deutschland. Mit einer ständig wachsenden, hoch ausgebildeten Belegschaft von derzeit mehr als 1.800 Mitarbeitern, ist das Unternehmen der Inbegriff des österreichischen Mittelstandes.

Den Wildwuchs an Lösungen durch eine einheitliche Lösung ersetzen

Seit ihrer Gründung wächst STIWA stetig. Mit der Zeit entwickelten sich jedoch nicht nur neue Standorte, Unternehmenszweige und Fachabteilungen, sondern auch die IT und mit ihr immer mehr Strukturen, die den Austausch von Daten bewerkstelligen sollten. „Zu Beginn waren das FTP-Lösungen, die den Zweck erfüllten, aber die alles andere als komfortabel waren“, erklärt der zuständige IT-Systemspezialist bei STIWA. „Die Vielzahl an verschiedenen Lösungen konnte man nur als Wildwuchs bezeichnen. Für den Datenaustausch mit verschiedenen Parteien gab es unterschiedliche Prozesse und technische Lösungen. Manche Parteien konnten über E-Mail nur begrenzte Dateigrößen versenden oder empfangen. Auch wir hatten die Dateigröße beim Empfang begrenzt, um nicht von sehr großen Dateien überwältigt zu werden. Die Herausforderung bestand darin, dieses Dickicht an Lösungen, darunter E-Mail, FTP und Filesharing-Lösungen wie Dropbox, mit einer einheitlichen Lösung zu ersetzen.

Die Schatten-IT forderte die IT zunehmend heraus

Insbesondere freie Lösungen wie Dropbox waren für Mitarbeiter sehr verlockend, auch weil sie sehr einfach zu nutzen waren. „Die Einfachheit der Nutzung lässt eben die berüchtigte Schatten-IT entstehen, die außerhalb unserer Kontrolle liegt. Wir hatten den Austausch über Dropbox aus Sicherheitsgründen schon vor einiger Zeit technisch ausgeschlossen. Die Mitarbeiter sind allerdings
sehr pfiffig und finden eben ihre eigenen Wege, Probleme zu lösen. Rein aus der Motivation heraus, ihre Arbeit zu erledigen.“ Die IT-Bereichsleitung von STIWA erkannte das Problem und übertrug der Fachabteilung IT, eine Lösung zu finden. Die IT-Bereichsleitung erklärt die Entscheidung: „Die Beseitigung der Schatten-IT war der Hauptgrund, sich nach einer neuen Lösung umzuschauen. Nicht weniger wichtig war für uns jedoch, dass wir uns als Technologieunternehmen entsprechend nach außen präsentieren und eine professionelle Lösung für den Dateiaustausch nutzen wollten.“ Mit diesen Anforderungen im Gepäck machte sich das IT-Team schließlich auf die Suche nach einer Lösung.

Ipswitch MOVEit setzte sich aufgrund seiner komfortablen Verwaltungsoberfläche und intuitiven Bedienung gegen alle Mitbewerber durch

„Wir hatten intern alle unsere Anforderungen formuliert, sowohl aus Sicht der IT als auch bezüglich der Sicherheit, die die Lösung bieten sollte. Darüber hinaus befragten wir einen repräsentativen Querschnitt der Anwender, die mit der neuen Lösung zurechtkommen müssten“, erklärt das Team die Herangehensweise. „Aus den Anforderungen und dem Feedback erstellten wir dann eine umfangreiche Evaluierungsmatrix, anhand derer wir die diversen Anbieter am Markt abglichen. Wir begannen zuerst die Funktionen im Groben mit unseren Kernanforderungen zu vergleichen und siebten sozusagen damit einen Anbieter nach dem anderen aus. Am Ende blieben nur noch zwei Lösungen übrig, die alle unsere Anforderungen erfüllen konnten.“ Auf dem Weg zur Entscheidung half die Freisinger Firma treeConsult, die das STIWA-Team bei der Detailbetrachtung und einem folgenden PoC unterstützte. Am Ende setzte sich Ipswitch MOVEit bei der Auswahl durch, da die Lösung nicht nur alle geforderten Funktionen bot, sondern gleichzeitig auch noch mit einer komfortablen Verwaltungsoberfläche und einer intuitiven Bedienung glänzen konnte.

Ipswitch MOVEit

Die Integration und der stufenweise Einsatz in den verschiedenen Abteilungen des Unternehmens verliefen ohne Probleme. „Die Bedienung für den Anwender ist selbsterklärend und sehr intuitiv,“ berichtet das IT-Team. „Wir schulten die Mitarbeiter in kleinen Gruppen oder nutzten dazu unsere hauseigenen Schulungsstrukturen.“ Mit der gewählten MOVEit-Enterprise-Lizenz kann die Lösung jedem Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden, was für Unternehmen vor allem in Bezug auf die Sicherheit und die DSGVO wichtig ist. „Die DSGVO hat weitreichende Folgen und MOVEit hilft uns diesbezüglich beispielsweise in der Personalabteilung, wo Teile der Bewerberkommunikation über MOVEit laufen und somit die strengeren Vorgaben hinsichtlich des Datenschutzes erfüllt werden. Auch bei Exporten von Datenbanken oder CAD-Modellen in der Entwicklung, die im allgemeinen sehr groß sind, hilft uns MOVEit dabei, die Schatten-IT zu eliminieren, die vorher in diesen Bereichen genutzt wurde, um derart große Datenmengen zu übermitteln.“ „Wir durften STIWA von der Evaluierungsphase bis hin zur Entscheidung für MOVEit und der darauffolgenden Installation, die ohne größere Probleme einherging, begleiten. Ipswitchs exzellenter Support stand uns dabei jederzeit zur Seite“, beschreibt Projektleiter Aaron Siegl bei treeConsult die Umsetzung. „Mit MOVEit hat STIWA eine ausgezeichnete Lösung integriert, die alle vorformulierten Anforderungen abdeckt, darüber hinaus Anforderungen an die neue DSGVO erfüllt, und die die Nutzer voll akzeptieren. Durch die enge Zusammenarbeit mit der IT-Fachabteilung konnten wir auch nach der Inbetriebnahme von MOVEit flexibel auf neue Anforderungen reagieren und diese mit MOVEit lösen.“

Fazit

Die Reaktion der Belegschaft war sehr positiv. „Mitarbeiter gaben uns nach dem ersten Rollout das Feedback, dass die Lösung genau das
war, was sie brauchten. Nämlich nicht nur große Dateien zu versenden, sondern auch kontrolliert empfangen zu können.“ Die Lösung ist
seit gut einem Jahr im Einsatz und sowohl Nutzer als auch die IT und die Bereichsleitung sind rundherum zufrieden. „Zusammenfassend kann man sagen, dass wir die Anforderung, eine Lösung zu suchen, die die Schatten-IT beseitigt und veraltete, schwerfällige Lösungen wie FTP durch etwas Neueres, Moderneres und Einfacheres zu ersetzen, vollauf erfüllt haben. Für unsere Nutzer ist die Lösung sehr einfach und intuitiv und hat sich nahtlos in den E-Mail-Arbeitsablauf integriert. Mit MOVEit bieten wir nun alle Möglichkeiten für den sicheren Dateitransfer im eigenen Haus an. Es ist schön zu sehen, dass es noch IT-Lösungen gibt, die den Anwendern wirklich helfen und nicht nur eine neue Hürde darstellen“, freut sich der zuständige IT-Systemspezialist abschließend.

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