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MOVEit™ ermöglicht VIVA Health sichere Datenübertragungen

MOVEit™ ermöglicht VIVA Health sichere Datenübertragungen, Nachweise für die Einhaltung behördlicher Bestimmungen und die Automatisierung manueller Aufgaben

Die Herausforderung

Der schnelle und sichere Austausch von sensiblen und vertraulichen Patienteninformation ist ein Muss für VIVA Health, eine große Health Maintenance Organisation, die als Krankenversicherung für über 100.000 Personen verantwortlich ist. Dies war aber angesichts des Volumens und der Komplexitat der Informationen verbunden mit der Verwendung von umständlichen DOS-Skripten keine einfache Aufgabe.

Obwohl alle Aufgaben ,,automatisierte" Batch-Aufgaben waren, war das DOS-Skripting für die Erstellung und Ausführung von Dateiübertragungsaufgaben sowohl zeitaufwändig als auch fehleranfällig. Außerdem war es schwierig, die Protokollierungsanforderungen für Patientengesundheitsinformationen zu erfüllen. Für die Bestimmung, wann eine Datei übertragen wurde, wohin sie übertragen wurde und ob sie dort angekommen ist, war eine langwierige Rückverfolgung erforderlich.

Jeden Tag holt VIVA Heath, ein Tochterunternehmen von Triton Health Care System der University of Alabama Birmingham Informationen aus mehreren Quellen ein: Apotheken, Arztpraxen, Medicare. Eine komplexe IT-Einrichtung umfasst 13 sichere Server und über 200 regelmäßig geplante Aufgaben, von denen einige sogar alle 15 Minuten oder im Minutenabstand ausgeführt  werden.
Riesige Datenmengen werden jeden Tag auch von einem AS/400 COBOL-System  übertragen.

Für eine Reihe dieser Aufgaben waren Datenbanksuchen und weitere komplexe Schritte erforderlich, deren Codierung sich mithilfe von DOS-Skripten schwierig gestaltete. ,,Die Planung von Aufgaben war eine leidige Angelegenheit", sagt Ryan Kramer, Manager der Informationssysteme bei VIVA  Health. ,,Wenn ein Kennwort geändert wurde, mussten wir jede Aufgabe manuell neu planen. Da Aufgaben ziemlich regelmäßig aufgespalten wurden, mussten sie sehr streng überwacht werden. Es war störend und zeitaufwandig, sich auf etwas so Banales zu konzentrieren, und hielt uns häufig von der Arbeit an Aufgaben ab, die schlussendlich von höherem Wert  waren."

Neben der Durchführung von regelmäßigen Dateiübertragungsaufgaben führten VIVA Health-Mitarbeiter viele Übertragungen von Ad-hoc-Informationen ohne richtige Sicherheit durch, gefährdeten vertrauliche Dateien {Daten zu Ansprüchen, Pharmazieinformationen, Patienteninformationen) und brachten sicherheitsbezogene Aufgaben in Gefahr. Alle diese Herausforderungen bei der Dateiübertragung führten dazu, dass VIVA Health den vorhandenen FTP-Prozess mit einem Prozess ersetzte, der einfacher zu verwenden sowie äußerst sicher war und Mitarbeitern das sichere Senden und Empfangen von Zip-Dateien bei Bedarf ermöglichte.

Die Lösung

Der Automatisierungstechniker Ragan McBride wusste, dass es eine bessere Möglichkeit gab. Angesichts seiner erfolgreichen Erfahrungen mit MOVEit in einem anderen Unternehmen führte Ragan sowohl die MOVEit Cloud- als auch die MOVEit Central-Lösung bei VIVA Health ein. ,,Wir arbeiteten wenig ergiebig und ich wusste, dass wir von MOVEit in unserem Unternehmen sehr profitieren würden", sagt er.

Automatisierung führt zu erheblichen Einsparungen

Ryan Kramer stimmt begeistert zu. ,,Aufgrund der MOVEit-Demo konnte ich sagen, dass die Umwandlung dieser schwerfälligen Batch-Dateien einfach sein wird. Die Oberfläche war so intuitiv, dass ich wusste, dass wir sofort Ergebnisse erzielen könnten. Klicken - Klicken - Klicken. So einfach war das."

Die Automatisierung mit MOVEit Central führt zu großen Gewinnen für VIVA Health. ,,Wir schätzen, dass wir mit MOVEit zwei Vollzeitäquivalente einsparen konnen. Wir hatten einen Mitarbeiter, der für die Übertragung in einer anderen Abteilung zuständig war. Mit MOVEit konnte ich 75 % der Arbeit dieses Mitarbeiters automatisieren. Somit sparten wir allein dadurch 75 % eines Mitarbeiterjahres ein. Außer- dem werden unsere PCs nicht länger für diese Aufgaben eingebunden", sagte McBride.

Kramer stellt fest, dass die Personen sehr überrascht sind, wie viel Automatisierungspotenzial VIVA Health mit MOVEit hat. ,,Der Erhalt eines Datenfeeds und das Laden des Datenfeeds in die Engine für Ansprüche sowie das anschließende Warten auf die Antwortdatei war früher ein sehr unschöner Arbeitsschritt. MOVEit kümmert sich jetzt um den ganzen Prozess: Entnahme von Dateien von einer FTP-Seite, Übertragung der Dateien, Erstellen einer Sicherung, Laden der Dateien auf ein AS/400-System und die Verarbeitung der Dateien durch das AS/400-System. Mit MOVEit sind diese ehemaligen Batch-Aufgaben fast zu 100 % automatisiert. Die Möglichkeit, Aufgaben dynamisch zu planen ist auch sehr vorteilhaft für uns." Daruber hinaus müssen Ryan und die anderen IT-Mitarbeiter dem System nicht mehr über die Schulter schauen, um sicherzustellen, dass die Aufgaben erfolgreich ausgeführt werden. MOVEit teilt ihnen sowohl über die Oberfläche als auch über E-Mail-Benachrichtigungen mit, wenn Aufgaben ausgeführt  wurden.

Eine Lösung für regelmäßige UND nicht geplante Dateiübertragungen

Basierend auf dem Erfolg mit MOVEit Central für geplante Aufgaben hat sich VIVA Health entschieden, MOVEit Ad Hoc Transfer zur Verwaltung von sofortigen Dateiübertragungen von Mitarbeitern einzuset- zen. MOVEit Ad Hoc Transfer ermöglicht direkte Übertragungen von Benutzerdateien über Microsoft Outlook oder Webformulare. Benutzer können vertrauliche Dateien einfach und sicher übertragen, ohne dabei auf die Dateigröße achten oder mit Programmen arbeiten zu müssen, mit denen sie nicht vertraut sind und die schwierig zu verwenden sind.

Die bevorzugte Lösung

Dank MOVEit hat das Unternehmen VIVA Health seine wichtigsten Ziele erreicht: einfache Automatis- ierung von Aufgaben-Skripting und sichere sofortige Dateiübertragungen. Aber es gibt noch weitere Vorteile wie zum Beispiel die Erfüllung von Protokollierungsanforderungen für Patientengesundheitsinfor- mationen. VIVA Health kann Dateiübertragungen ganz einfach nachverfolgen und auch die Fehlerpro- tokolle von MOVEit sind sehr hilfreich. Bei Problemen hinsichtlich der Ausführung einer automatisierten Aufgabe konnen die IT-Mitarbeiter in Kürze Details anzeigen und die Fehlerquelle ermitteln.
 
Dynamische Planung und Berichterstattung sind weitere Funktionen, die sich für VIVA Health auszeich- nen. Auch der Support von Ipswitch File Transfer erhält gute Bewertungen. ,,Wann auch immer wir eine Frage zu einer Vorgehensweise hatten, haben wir eine wirklich ausführliche Antwort von Ipswitch erhalten", sagt Kramer. ,,Ich weiß, dass es manchmal verlockend ist, eine kostenlose Open Source-Lösun- gen zu verwenden", fügt McBride hinzu. ,,Aber diese verfügen nicht nur über weniger Funktionen, sondern man erhalt auch keinen Support. Für uns ist MOVEit eine Lösung, die einfach funktioniert."

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